کنترل موجودی چیست و چه روش هایی برای کنترل موجودی انبار وجود دارد؟

حرف تازه – رپورتاژ آگهی: برنامه‌ریزی سفارش‌ها و کنترل موجودی ، یکی از وظایف اساسی است که تمام سازمان‌ها باید به آن توجه کنند. هزینه‌های مربوط به موجودی، جزء دومین هزینه‌های بزرگی است که کسب‌وکارها ناچار به پذیرش آن هستند. اگرچه برخی مدیران و کارفرمایان به اهمیت مدیریت و برنامه‌ریزی موجودی کالا آگاه هستند، اما بسیاری دیگر به این موضوع اهمیت نمی‌دهند و نتیجه‌ آن خطرات زیادی است که در کمین کسب‌وکارشان است.

انبار مقدار مناسب و درست موجودی یک محصول، چالش سختی است. سفارش زیاد و بیش از اندازه می‌تواند هزینه‌های بسیاری را برای شما به همراه داشته باشد و همچنین کمبود موجودی، منجر به از دست دادن پول و مشتریان شما می‌شود. پس چگونه می‌توانید بفهمید چه مقدار از محصول باید سفارش دهید؟ چگونه می‌توانید تعداد مناسبی از محصول جهت ثبت سفارش را تعیین کنید؟ در اینجا مدل‌های مدیریت موجودی به کمک می‌آیند.

در این مقاله، علاوه بر معرفی کلیات کنترل موجودی، با مدل‌های معمول استفاده شده در این زمینه آشنا می‌شوید تا بتوانید با استفاده از آنها، در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنید.

کنترل موجودی چیست؟

کنترل موجودی، فرایندی است که به شما امکان می‌دهد مقدار مناسب عرضه یا موجودی را تخمین بزنید. با مدیریت موجودی محصولات، می‌توانید به نیازها و تقاضای مشتریان پاسخ مناسبی بدهید. برای مدیریت موفق موجودی، به اطلاعاتی مانند خریدها، سفارش‌ها، لجستیک و حمل و نقل، انبارداری، ذخیره‌سازی، دریافت، رضایت مشتری، جلوگیری از ضرر و گردش مالی نیاز دارد.

به گزارش وضعیت کسب‌وکار کوچک در سال ۲۰۱۷، تقریباً نیمی از مشاغل کوچک، موجودی خود را حتی به صورت دستی هم ارزیابی نمی‌کنند. مدیریت موجودی این امکان را فراهم می‌کند تا با حفظ رضایت مشتریان، سود و بهره بیشتری را از کمترین مقدار موجودی به دست آورید.

با انجام صحیح فرایند مدیریت موجودی، سازمان‌ها می‌توانند وضعیت دارایی‌ها، مانده‌حساب‌ها و گزارش‌های مالی خود را به طور کامل ارزیابی کنند. همچنین، مدیریت موجودی می‌تواند از وقوع مشکلاتی مانند خالی شدن ناگهانی انبار، پیشگیری کند. به عنوان مثال، در سال ۲۰۱۴، شرکت والمارت تخمین زد که به دلیل داشتن رویه‌های نادرست در کنترل موجودی، سودی به اندازه ۳ میلیارد دلار را از دست خواهد داد.

اهمیت کنترل موجودی در چیست؟

موجودی، یکی از اساسی‌ترین سرمایه‌های هر کسب‌وکاری است که به عرضه محصولات می‌پردازد. اگر به ترازنامه این نوع شرکت‌ها نگاه کنیم، متوجه خواهیم شد که موجودی کالا بخش قابل توجهی از دارایی‌های جاری آنها را تشکیل می‌دهد و سرمایه زیادی را می‌طلبد.

مدیریت موجودی، علاوه بر جلوگیری از هزینه‌های بیش از حد برای خرید موجودی، از کمبود موجودی هم جلوگیری می‌کند. در صورتی که کسب‌وکارها از روش سفارش به‌موقع استفاده کنند، ممکن است موجودی کمی در اختیار داشته باشند. تقریباً همه کسب‌وکارها به نوع و میزانی از موجودی نیاز دارند که با استفاده از سیستم‌های کنترل موجودی به بهترین شکل مدیریت می‌شود.

اگر سازمانی بتواند سطح موجودی خود را کاهش دهد، می‌تواند به منابع مالی جدیدی دسترسی پیدا کند و برای گسترش یا بهره‌وری بیشتر سرمایه‌گذاری کند. همچنین، اگر کسب‌وکاری به مقدار بیشتری از موجودی نیاز داشته باشد، فرایندهای مدیریت موجودی دقیق، می‌تواند سطح موجودی را افزایش دهد و شرایط را برای افزایش فروش و میزان سود فراهم کند. استفاده از مدیریت موجودی به منظور بهینه‌سازی انبار، فضای عرضه یا ویترین فروشگاه، راهی مطمئن برای کاهش هزینه‌ها و بهبود مدیریت هر نوع محصولی است.

فرایند کنترل موجودی به چه صورت است؟

فرایندهای مدیریت موجودی، اقدامات و فنونی هستند که برای سازماندهی موجودی، اندازه‌گیری شکاف‌ها، فرصت‌ها و موفقیت نسبی در پروسه سفارش و تولید از آنها استفاده می‌کنند. بسیاری از سازمان‌ها برای ارزیابی موفقیت فرایندها و رویه‌های خود از شاخص‌های کلیدی استفاده می‌کنند.

بعضی از کسب‌وکارها همواره نگران نبودن موجودی کافی هستند و بنابراین بیش از حد، ذخیره می‌کنند. این عمل باعث افزایش هزینه‌ها، بدون درآمد بیشتر، می‌شود.

این سازمان‌ها برای موجودی‌های اضافه خود هزینه‌های بسیاری پرداخت کرده‌اند و از این رو مجبور به ذخیره آنها در انبارهای خود می‌شوند. این موضوع می‌تواند منجر به خسارت یا از بین رفتن موجودی‌ها در طول زمان شود.

برای انجام مدیریت موجودی، موجودی‌های انبار را به سه دسته اصلی تقسیم می‌کنیم:

1. موجودی احتیاطی

2. موجودی‌های تکمیلی

3. و موجودی‌های اضافی یا منقضی‌شده.

هنگام توسعه فرایندهای کنترل موجودی، مهم است که صحت عملکرد و فرآیندهای کسب‌وکار خود را، به‌ویژه فرایند سفارش تا تحویل، بررسی کنید. این بررسی به شما کمک می‌کند تا شکاف‌ها و فرصت‌های تغییر و بهبود را شناسایی کنید.

همچنین، برای ایجاد تغییرات لازم، باید اصول مدیریت تغییر را رعایت کنید. اگر قصد دارید به مشتریان، خدمات بهتری ارائه دهید، باید بررسی کنید که سیاست‌ها و فرایندهای مدیریت موجودی چگونه بر این اهداف تأثیر می‌گذارند.

انواع سیستم‌های کنترل موجودی

دو نوع اصلی از سیستم‌های کنترل موجودی، سیستم دوره‌ای و سیستم دائمی هستند. انتخاب سیستم مناسب مدیریت موجودی، بستگی به نوع کسب‌وکار، میزان و نوع موجودی دارد. در ادامه، به طور خلاصه هر یک از این سیستم‌ها را معرفی می‌کنیم.

سیستم کنترل دوره‌ای

سیستم کنترل دوره‌ای موجودی، با شمارش تعداد کالاها در بازه‌های زمانی خاص انجام می‌شود. در این سیستم، مدیران انبار موجودی را در بازه‌های زمانی ماهانه، سه‌ماهه یا سالانه به صورت دستی شمارش می‌کنند. تعیین دقیق دوره شمارش، بستگی به نیازهای سازمان و فعالیت‌های تجاری آن دارد.

یکی از مزایای سیستم کنترل دوره‌ای، سادگی و راحتی مدیریت آن برای موجودی‌های کوچک و محدود است. این سیستم نیازی به فناوری و تجهیزات خاصی ندارد و می‌توان افراد را به سرعت آموزش داد تا آن را انجام دهند.

اما یکی از معایب این سیستم، طولانی و وقت‌گیر بودن فرایند برای سازمان‌هایی است که موجودی‌های بزرگ و گسترده دارند. همچنین، فرایند شمارش دستی می‌تواند به خطاهای انسانی مختلف منجر شود. سیستم مدیریت موجودی دوره‌ای برای کسب‌وکارهای کوچک با کمترین موجودی مناسب است. همچنین، برای کسب‌وکارهایی که محصولات خاصی را عرضه می‌کنند یا با کالاهای بزرگ سروکار دارند، بسیار مناسب است.

سیستم کنترل موجودی دائمی

سیستم کنترل دائمی موجودی، در زمان واقعی، شمارش دقیقی از موجودی ارائه می‌دهد. این سیستم از فناوری‌هایی مانند بارکد و فناوری RFID برای ردیابی محصولات استفاده می‌کند. اطلاعات به دقت در یک پایگاه داده مرکزی ثبت می‌شود و مدیران انبار به سادگی می‌توانند به آن دسترسی پیدا کنند. با این روش، نیاز به شمارش دستی کاهش می‌یابد.

سیستم مدیریت موجودی دائمی، تصویری فوری از تعداد موجودی در زمان واقعی را به مدیران ارائه می‌دهد. استفاده از این سیستم، قابلیت تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را در فروش، سفارش و مدیریت موجودی فراهم می‌کند.

یکی از معایب این سیستم، هزینه نگهداری نرم‌افزار کنترل موجودی برای سازمان‌ها است که می‌تواند بالا باشد. همچنین، این سیستم ممکن است نتواند مشکلاتی مانند سرقت، گم شدن، آسیب‌دیدگی و خطاهای اسکن محصولات را نشان دهد.

سیستم مدیریت موجودی دائمی برای سازمان‌هایی با انبارهای متعدد بسیار مناسب است. همچنین، برای کسب‌وکارهایی که موجودی فراوانی را نگه می‌دارند، استفاده از این سیستم بسیار مناسب است.

نقش راهکارهای نرم افزاری در کنترل موجودی

نرم افزار مدیریت انبار  و حسابداری، یک راهکار فرایند محور برای مدیریت و برنامه‌ریزی موجودی کالا و انبار است. با استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری در این حوزه، می‌توانید فعالیت‌های مربوط به انبارداری را برای کاربران خود ساده‌تر کنید. همچنین، این نرم‌افزار امکان ارتباط موثر بین فرایندهای مختلف انبار را فراهم می‌کند و داده‌ها را یکپارچه‌تر و انعطاف‌پذیرتر مدیریت می‌کند.

نرم افزار انبارداری به شما کمک می‌کند، برنامه‌ریزی مناسبی برای کنترل هزینه‌های نگهداری از موجودی، ثبت سفارش و تامین به‌موقع کالا و پیش‌گیری از کمبود موجودی انجام دهید. با استفاده از این نرم‌افزار، قادر خواهید بود بهینه‌تر و کارآمدتر مدیریت کنید.